Aufgrund der Zugehörigkeit der meisten Bibliotheken zur öffentlichen Hand gilt für sie in allen Finanzfragen das Haushaltsrecht. Dieses erteilt der Bibliothek z.B. das Recht, einen mehr oder weniger flexiblen Haushaltsplan aufzustellen, welcher die Grundlage für die Haushalts- und Wirtschaftsführung im Bibliothekswesen bildet. Da die den Bibliotheken zur Verfügung stehenden Budgets jedoch in Zeiten der krisenhaften Finanzlage immer knapper bemessen sind, kommt es mehr und mehr darauf an, die Budgetverwaltung stärker an Kriterien der Wirtschaftlichkeit und Kosteneffizienz zu orientieren.

Das Haushaltsrecht regelt alle Finanzfragen der öffentlichen Hand und gilt daher auch in Bibliotheken. Voraussetzung ist, dass diese entweder eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder Teil einer solchen sind.

Im Haushaltsrecht finden sich neben den allgemeinen Vorschriften zum Haushaltsplan weiterhin Bestimmungen über die Aufstellung desselben, über seine Ausführung (Vereinnahmung und Verausgabung der Mittel), Vorschriften über Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung und Regelungen über die Finanzplanung. Ziel dieser einheitlichen Regelungen ist es in erster Linie, das finanzielle Gebaren der öffentlichen Hand so transparent wie möglich zu gestalten.

Das im Haushaltsrecht verankerte Budgetrecht ermächtigt zur Aufstellung eines Haushaltsplans. Es werden keinerlei Vorgaben gemacht, ob der Haushaltsplan kameralistisch-unflexibel oder budgetiert-flexibel aufzustellen ist.

In einem Haushaltsplan findet eine Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben der betreffenden juristischen Person für einen vorher definierten Zeitraum (meistens ein Jahr, zwei Jahre bei Doppelhaushalt) statt. Er dient also der Feststellung und Deckung des Finanzbedarfs, der zur Erfüllung der Aufgaben einer Einrichtung im jeweiligen Bewilligungszeitraum voraussichtlich notwendig ist. Er muss aus Gründen der Vergleichbarkeit nach einheitlichen Gliederungsprinzipien aufgebaut sein. Bei staatlichen und kommunalen Haushaltsplänen ist diese Gliederung weitgehend vorgeschrieben, unterscheidet sich aber in bestimmten Punkten voneinander. So wird der Haushalt im kommunalen Haushaltsplan im Gegensatz zum staatlichen in Verwaltungshaushalt (laufende Einnahmen und Ausgaben) und Vermögenshaushalt (Investitionen und ihre Finanzierung) aufgeteilt.

Von den wesentlichen Haushaltsgrundsätzen, die so für den Haushaltsplan festgelegt werden, sollen an dieser Stelle nur die wichtigsten genannt sein. Dabei handelt es sich um:

• Haushaltsausgleich - Einnahmen und Ausgaben sind auszugleichen
• Jährlichkeitsgrundsatz - der Haushaltsplan wird für ein Rechnungsjahr oder mehrere Rechnungsjahre, nach Jahren getrennt, festgestellt
• Gesamtdeckungsprinzip - alle Einnahmen dienen grundsätzlich als Deckungsmittel für alle Ausgaben
• Verpflichtungsermächtigungen - sie erlauben, Ausgabeverpflichtungen zu Lasten künftiger Jahre einzugehen; diese Mittel werden also nicht im laufenden Jahr, sondern erst später kassenwirksam
• Einzelveranschlagung - Einnahmen sind nach Entstehungsgrund und Ausgaben nach Zwecken getrennt zu veranschlagen
• Non-Affektation - bestimmte Einnahmen dürfen nicht für bestimmte Ausgaben verwendet werden
• Zweckbindung - die im Haushaltsplan einem bestimmten Zweck zugewiesenen Mittel dürfen nur für diesen verwendet werden
• Haushaltsüberwachungsliste (HÜL) - wird nach Einnahmen und Ausgaben getrennt geführt und gibt jederzeit den aktuellen Stand der vorhandenen Mittel und die Höhe der bereits verausgabten bzw. bereits gebundenen Mittel an

Kraft dieser Gesetze entsteht der so genannte Haushaltskreislauf - ein Zyklus, der mit der Aufstellung des Haushaltsplans beginnt, über seine Verabschiedung zum Vollzug führt und letztendlich durch den Jahresabschluss beendet wird. Bei Kommunen wird dieser Kreislauf durch einen weiteren unverzichtbaren Schritt ergänzt, welcher zwischen Verabschiedung des Haushalts in der Haushaltssitzung und den Vollzug tritt: die Genehmigung des Haushaltsplans durch die Aufsichtsbehörde oder die staatliche Mittelbehörde. Darüber hinaus ist für kommunale Haushaltspläne deren öffentliche Bekanntmachung und öffentliche Auslegung vorgeschrieben, ohne die der Haushaltsplan keine Rechtsgültigkeit erlangen kann.

Mit Hilfe des so genannten Nachtragshaushalts kann der ursprüngliche Haushaltsplan verändert werden. In ihm werden nur veränderte Positionen aufgeführt. Das ist zum Beispiel erforderlich, wenn trotz Ausnutzung aller Einsparmöglichkeiten der Haushaltsausgleich gefährdet ist, sich ein bereits veranschlagter Fehlbetrag mehr als geringfügig erhöht oder erhebliche bisher nicht veranschlagte Ausgaben geleistet werden müssen. Trotz seiner eher negativ besetzten Konnotation können mit Hilfe des Nachtragshaushaltes auch positive Veränderungen, wie zum Beispiel außer- und überplanmäßige Einnahmen, ausgedrückt werden.

Eine Möglichkeit zur Vermeidung eines Nachtraghaushalts ist die Befugnis des Finanzministers bzw. des Stadtkämmerers eine Haushaltssperre zu verhängen, um so möglichst alle Einsparmöglichkeiten ausschöpfen zu können. Vom Zeitpunkt der Verhängung der Haushaltssperre an müssen alle Ausgaben, für die keine rechtliche Verpflichtung besteht, unterbleiben. In Bibliotheken ist dieser Umstand besonders schmerzlich für deren Erwerbungsetat. So versuchen beispielsweise manche Bibliotheken die Wirkung einer drohenden Haushaltssperre zu vermeiden, indem sie ihre Erwerbungsmittel bereits binnen weniger Wochen nach Freigabe des Haushalts verausgaben. Anderen Bibliotheken gelingt es jedoch, durch überzeugend begründete Anträge zu erreichen, dass der Erwerbungsetat von der Haushaltssperre ausgenommen wird.

Bei der Anwendung aller hier genannten unflexiblen Grundsätze handelt es sich um die kameralistische Haushaltsführung. Verstöße gegen diese Grundsätze können arbeits- oder disziplinarrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Diese starren Vorschriften konnten jedoch in den letzten Jahren beispielsweise durch Budgetierung, Flexibilisierung und dezentrale Ressourcenverantwortung mehr und mehr modifiziert werden.

Nachdem in den letzten Jahren verstärkt Kritik an der kameralistischen Haushaltswirtschaft auftrat, wurde Anfang der 1990er Jahre von der KGSt (Kommunale Gemeinschftsstelle für Verwaltungsmanagement) das so genannte Neue Steuerungsmodell vorgestellt. Hierbei handelt es sich um ein Modell zur strategischen Steuerung von Verwaltungen, insbesondere im kommunalen Bereich, welches sich auf das Vorbild des New Public Management der 1980er Jahre in Ländern wie zum Beispiel den USA, Neuseeland und Großbritannien stützt. Ziele des Neuen Steuerungsmodells sind unter anderem:

• die Stärkung des Wirtschaftlichkeitsprinzips und des Kostenbewusstseins durch Verlagerung weit reichender Bewirtschaftungsbefugnisse auf die Ebene der Ämter / Fachämter
• die Stärkung von Bürgernähe und Dienstleistungsorientierung durch Bildung von Produkten und die Gegenüberstellung der dafür eingesetzten Mittel
• der Vergleich von Produktkosten innerhalb der Kommune als stärkere Motivation, nach Rationalisierungspotenzialen und Einsparmöglichkeiten zu suchen
• die Stärkung des Sparsamkeitsprinzips durch Deckelung der Budgets
• Kontraktmanagement (Verwaltungsspitze schließt mit Einrichtungen Kontrakte ab, in denen die zur Verfügung gestellten Ressourcen und die zu erbringenden Leistungen gegenübergestellt werden und greift nur ein, wenn der Kontrakt von der Einrichtung nicht eingehalten werden kann)

Bei der Budgetierung handelt es sich um ein wesentliches Element des Neuen Steuerungsmodells.

Im kommunalen Bereich spricht man von Budgetierung, während im staatlichen Bereich die Bezeichnung Globalhaushalt benutzt wird. Beide zeichnen sich in erster Linie dadurch aus, dass Haushaltsstellen bzw. Haushaltstitel zu Budgets zusammengefasst oder miteinander verknüpft werden. Statt der bisherigen einzelfallorientierten Zuteilung der finanziellen Einrichtungen wird bei der im Neuen Steuerungsmodell verankerten Budgetierung jedem Fachbereich ein eigenes Budget zugewiesen, über das in Eigenverantwortung ohne vorherige Genehmigung verfügt werden kann, so lange die im Vorfeld vereinbarten Ziele erreicht werden können. Es findet also eine Einschränkung zentraler Bewirtschaftungen und Bedarfsprüfungen, die Verlagerung der Bewirtschaftungsbefugnisse auf die Fachämter und die Lockerung der Freigabeverfahren statt.

Da vollbudgetierte Einheiten eine gewisse Größe benötigen, um die Flexibilisierung wirksam werden zu lassen, werden im Zug dieser Reformen oft bisher selbstständige Einrichtungen organisatorisch zusammengelegt (z.B. Bibliothek und Volkshochschule).

Insgesamt sind Haushaltsflexibilisierung und die Einführung des Neuen Steuerungsmodells im kommunalen Berich bisher weiter vorangekommen als im staatlichen Bereich. In einigen Jahren wird die einheitliche Doppik als Kernstück des neuen Haushaltswesens bereits Standard in den Kommunen sein, da das neue Haushaltsrecht in allen Kommunen ab 2010 verbindlich sein soll. Länderspezifische Abweichungen sind zwar möglich, da es Sache der einzelnen Bundesländer ist, auf dieser Basis eigene Reformen durchzuführen, diese sollen jedoch die Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit des kommunalen Haushalts nicht in Frage stellen.

Eine weitere Möglichkeit für Bibliotheken mehr Eigenverantwortung, Selbstständigkeit und Flexibilität zu erreichen, kann ein Wechsel der Rechtsform bieten. Es kommen zum Beispiel Eigenbetriebe, Zweckverbände, Stiftungen, GmbH, Vereine und Aktiengesellschaften als mögliche Betriebsformen in Frage. Da Bibliotheken traditionell meist unselbstständige Anstalten des öffentlichen Rechts und damit vollständig in den Verwaltungsapparat ihres Trägers integriert sind, können sie so Gelegenheit bekommen, sich von den starren Vorschriften des Haushaltsrechts zu lösen und marktwirtschaftlich zu arbeiten. Sie können Einnahmen erzielen und diese auch selbst verwerten. Bei Rechtsformen wie der GmbH kann beispielsweise eine Beteiligung der Privatwirtschaft integriert werden und so die Ressourcen Dritter bei gleichbleibendem Etat genutzt werden.

• Hochschulbibliotheken und der Globalhaushalt an Hochschulen. Ein Erfahrungsbericht über Modellversuchbibliotheken in NRW nach einem Jahr von Peter Lohnert, HU Berlin (2006)
  http://www.ib.hu-berlin.de/~kuml...
  Es werden die Effekte des Modellversuchs „Globalhaushalt“, der an vier Hochschulen in NRW zu Beginn des Jahres 2003 durchgeführt wurde dargestellt. Die vergleichende empirische Studie informiert über die Auswirkungen dieses neuen Haushaltssystems auf die betreffenden Hochschulbibliotheken im ersten Jahr des Versuchs. Vorab erfolgt eine Bestimmung des Begriffs „Globalhaushalt“ und eine kurze Darstellung des damit verbundenen Konzepts im Kontext der allgemeinen Verwaltungs- und Hochschulreform gemäß dem Neuen Steuerungsmodell.
• Globalhaushalt. Erfahrungen und aktueller Stand an der Universität Bielefeld von Werner Schunn (2005)
  http://www.his.de/veranstaltung/...
  Der Vortrag unterrichtet über die Ziele der Budgetierung, Probleme der Personalkosten, Budgetierung der Fakultät und Personalkosten in Verbindung mit der Datenverarbeitung im Globalhaushalt.

• Schiffer, Heike; Umlauf, Konrad: "Haushaltsrecht, Haushaltspläne, Budgetierung, Globalhaushalte". In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen. - Hrsg. von Hans-Christoph Hobohm und Konrad Umlauf. - Hamburg: Dashöfer. Kap. 5.2.