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Bevor mit der eigentlichen Planung begonnen werden kann, ist der erste Schritt zunächst eine Analyse der aktuellen Situation. Diese Ausgangssituation kann z.B. anhand einer SWOT-Analyse ermittelt werden, in der Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken bewertet werden. Folgende Punkte dienen der Orientierung:

Situationsanalyse Events

Zielgruppen und Resonanz    

  • Wie sind die Zielgruppen der Bibliothek aufgestellt (Milieus, Multiplikationen, Stakeholder ...)?
  • Wer wurde bisher mit Veranstaltungen/Events erreicht?
  • Welche Breitenwirkung wurde erzielt oder war ein Nischenprogramm gewünscht?
  • Welches Publikum konnte begeistert werden und welches konnte nicht erreicht werden; welche Gründe könnte es dafür geben?
  • Welche Resonanz gab es vom Publikum, den Medien und Multiplikatoren, der allgemeinen Öffentlichkeit?
  • Wie wurden Veranstaltungen/Events bewertet?

Potenzial und Ressourcen

  • Welche finanziellen Ressourcen werden benötigt und über welche Ressourcen verfügt die Bibliothek?
  • Gibt es Kooperationspartner, Sponsoren, Netzwerke, die sich an der Durchführung beteiligen?
  • Welche Ressourcen können darüber hinaus akquiriert werden (z.B. über Verlage, andere Veranstalter, Kooperationspartner etc.)
  • Welche personellen Kapazitäten stehen zur Verfügung und über welches Know-how zur Event-/Veranstaltungsorganisation verfügt die Bibliothek?
  • Kommt eine Fremdvergabe an eine Agentur in Frage?
  • Über welche Räumlichkeiten, technische Ausstattung verfügt die Bibliothek?
  • Welche Eventformate passen zur Bibliothek?

Umfeld und Wettbewerb

  • Wie kann das Profil und der Auftrag der Bibliothek mit dem Event/der Veranstaltung umgesetzt werden?
  • Wie kann sich die Bibliothek mit dem Event/der Veranstaltung in der Kulturlandschaft profilieren und positionieren, ggf. ein Alleinstellungsmerkmal entwickeln?
  • Welche qualitativen Standards sollen mit den Events umgesetzt werden?
  • Gibt es in der Kultur- und Bildungslandschaft ähnliche Formate, Themen?
  • Welche kulturellen und gesellschaftlichen Themen sind aktuell relevant?
  • Gibt es Trends, Jahrestage, Ereignisse, Jubiläen, die sich als ‚Aufhänger’ eigenen?

Checkliste Situationsanalyse (pdf-Datei)

SWOT-Matrix für Events (pdf-Datei)

Auf der Grundlage der Situationsanalyse wird die Eventkonzeption und –strategie entwickelt.

Text

Eva Steinert
in Kooperation mit Prof. Frauke Schade (HAW Hamburg)