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Pressegespräch/ Pressekonferenz

Oft sind Pressemitteilungen ausreichend, um die gewünschte Wirkung der Pressearbeit  zu erreichen. Bei einigen Anlässen kann es dennoch sinnvoll sein, ein Pressegespräch anzubieten. Bei besonders wichtigen Anlässen kann die Pressearbeit auch um die Pressekonferenz erweitert werden.

Anlässe

Bevor ein Pressegespräch stattfindet, sollte man sich sowohl um das Ziel als auch um einen relevanten Anlass im Klaren sein. Anlässe, die ein Pressegespräch rechtfertigen, sind:

  • Eröffnung oder Wiedereröffnung der Bibliothek,
  • Neukonzeption eines Teilbereiches (z.B. Kinderbibliothek, Jugendbereich),
  • Beginn oder Abschluss einer Veranstaltungsreihe (z.B. Lesereihe),
  • Präsentation eines neu eingeführten Angebots (z.B. Onleihe),
  • Vorstellung eines neuen Veranstaltungsformats (z.B. Angebot zur Förderung von Informationskompetenz),
  • Darstellung wichtiger Entwicklungen in der Bibliothek, etc.

Ablauf

Das Pressegespräch muss gut vorbereitet und geplant werden, damit es erfolgreich verlaufen kann. Dazu sollte es eine Vorlaufzeit von zirka vier bis sechs Wochen geben. Zunächst sollte bei den Journalisten angefragt werden, ob sie am gewünschten Tag bereits andere Termine haben. Ist der Termin möglich, dann sollten zirka drei Wochen vorher schriftliche Einladungen, am besten mit Antwortkarten, an die Teilnehmer verschickt werden. Zusätzlich können eine Anfahrtsbeschreibung oder Hinweise auf Parkplätze sinnvoll sein. Die Antwort hilft dabei einzuschätzen, wie viele Journalisten tatsächlich teilnehmen und welche Materialien dementsprechend benötigt werden.

Vor dem Pressegespräch

  • Abklären, ob der Anlass relevant genug für ein Pressegespräch ist,
  • Einladungsliste erstellen,
  • bei Teilnehmern mögliche Termine abklären,
  • Veranstaltungsort festlegen,
  • Einladungen mit Antwortkarte verschicken.
  • ggf. Terminabsprachen mit der Pressestelle der Kommunalverwaltung.

Einladung

Die Einladung sollte folgende Informationen enthalten:

  • Veranstalter, Ansprechpartner, Adresse,
  • Thema, Anlass,
  • Programmablauf, Zeitplan,
  • Referenten (Name, Funktion),
  • Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort.

Vorbereitung des Pressegesprächs bzw. der -konferenz

  • Geeigneter Raum (Größe, Bestuhlung,  Beleuchtung, Belüftung, Beheizung usw.),
  • Anfahrtshinweise,
  • Dekorationen,
  • Catering,
  • Rednerpult,
  • Technik und Hilfsmittel (Flipchart, Beamer/Computer, Mikrofon, Elektroanschlüsse usw.),
  • Pressemappen.
  • Schreibmaterial für die Journalisten.

Am Tag des Pressegesprächs bzw. der –konferenz:

  • Ort ausschildern,
  • Raum vorbereiten,
  • Namensliste / Anwesenheitsliste der Pressevertreter auslegen
    (Kontaktdaten der Journalisten, von welchem Presseorgan?),
  • Pressemappe bzw. zumindest geheftete Infos, Fotos und Bildmaterial,
  • Informationen zur Bibliothek sowie Schreibmaterial bereithalten,
  • Namensschilder und Visitenkarten auslegen. [1]

Ablauf

  • Gesamtdauer: ca. eine Stunde,
  • Begrüßung der Teilnehmer,
  • Vorstellung des Themas bzw. Anlasses,
  • Vortragsdauer: nicht länger als ca. 30 Minuten,
  • anschließend Diskussionszeit und Zeit für Fragen einplanen: ca. 30 Minuten,
  • gute Vorbereitung auf kritische Fragen, souverän und sachlich bleiben,
  • bei Beteiligung von Sponsoren sollten diese namentlich genannt werden,
  • Beendigung der Veranstaltung und Dank an die Anwesenden.

Nach dem Pressegespräch

  • Zeit einplanen für Einzelgespräche mit Pressevertretern und für Einzelinterviews,
  • schriftliche Unterlagen der Konferenz an nicht anwesende Medienvertreter verschicken.

Weiterführende Links und Checklisten

Checklisten und weitere Informationen sind unter folgenden Links verfügbar:

http://www.lfs.bsb-muenchen.de/fileadmin/redaktion/management/Materialien/Oeffentlichkeitsarbeit/Pressekonferenz_Download_2009_tg.pdf

Pressekonferenz vorbereiten und durchführen
http://www.impulse.de/unternehmen/:PR-Kurs-Kapitel-3--Pressekonferenz-vorbereiten-und-durchfuehren/267911.html

Checkliste für Pressekonferenzen
(Quelle: Public Relations: effiziente Öffentlichkeits- und Pressearbeit / Karl Fröhlich ; Daniela Heggmaier. - 2. Aufl. - Berlin : Cornelsen, 2008)


Fußnoten

[1] Vgl. Teigelkämper 2009

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Text

Britta Steffen
in Kooperation mit Prof. Frauke Schade (HAW Hamburg)