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Werkzeuge Pressearbeit

Pressearbeit ist ein wichtiges Instrument der Kommunikation nach Außen. Zu den Instrumentarien gehören u.a. Pressemitteilung, Pressekonferenz, Hintergrundgespräch, Interview, Pressereise sowie Online-Pressearbeit. Wie setzt man diese Instrumente gezielt und richtig ein? Erfahren Sie, wie man eine Pressemitteilung schreibt und warum man dem Journalisten auf einer Pressereise besser keine Geschenke überreicht.

Inhaltsübersicht

Auswahl der Medien, Verteiler, Anlässe für Pressekontakt

Für die Bibliotheksarbeit relevante Medien sind vor allem die lokale Tagespresse - diese erreicht weit mehr als 50 Prozent aller Haushalte quer durch alle Bevölkerungsgruppen - sowie Wochen-, Gemeinde- und Anzeigenblätter, Stadtmagazine/Szenezeitschriften, kirchliche Blätter, der kommunale Veranstaltungskalender, der lokale und regionale Rundfunk und das Fernsehen sowie die bibliothekarischen und Buchhandels-Fachzeitschriften, ferner auch die regionale und überregionale Presse.

Presseverteiler

Bevor Sie mit der Pressearbeit beginnen, müssen Sie sich einen Verteiler erarbeiten. Der Erfolg der Pressearbeit hängt wesentlich von der Güte und der Aktualität des Presseverteilers ab. Daher sollte er regelmäßig gepflegt und aktualisiert werden. 

Folgende Hilfsmittel stehen bei der Auswahl der Pressekontakte zur Verfügung: 

Welche Daten gehören in den Presseverteiler? 
  • Name des Mediums
  • Adresse
  • Erscheinungsweise
  • Auflage
  • Webseite
  • Ansprechpartner/Redakteur
  • Anrede, Titel, Vorname, Nachname
  • Durchwahl Telefon, Fax
  • E-Mail-Adresse
  • Funktion (Redakteur, freier Mitarbeiter, Ressortleiter)
  • Sachgebiete (Arbeitsgebiete, Ressort)

Quellen und nähere Informationen:
http://www.lfs.bsb-muenchen.de/fileadmin/redaktion/management/Materialien/Oeffentlichkeitsarbeit/Pressearbeit_Download_2009.pdf

http://www.impulse.de/unternehmen/:PR-Kurs-Kapitel-4--Der-Pressevereiler/267991.html

http://www.dokeo.de/d/skript-uni-s-scheunemann.pdf

Anlässe für Pressekontakt

Was könnte die Presse interessieren? Es gibt viele Anlässe, über die Sie die Presse informieren können: Machen Sie sie auf Ihre neue Ausstellung über exotische Gewürze oder den Einstieg Ihrer Bibliothek bei Facebook aufmerksam. Gab es Etatkürzungen, zieht die Bibliothek um oder gibt es eine Renovierung? Auch die Präsentation des Jahresberichts oder Veranstaltungen zu überregionalen Medienterminen z.B. Welttag des Buches, Buchsonntag, Nationaler Vorlesetag, Tag der Bibliotheken, Jubiläum der Bibliothek sind geeignete Anlässe für einen Kontakt mit der Presse.

Quelle und weitere Informationen:
Öffentlichkeitsarbeit: Presse (Arbeitshilfe des Borromäusvereins):
http://www.borromaeusverein.de/images/uploads/buechereiarbeit/arbeitsmaterialien/061129_oeffentlichkeitsarbeit_presse.pdf

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Pressemitteilung

Schreibe kurz - und sie werden es lesen.
Schreibe klar  - und sie werden es verstehen.
Schreibe bildhaft  - und sie werden es im Gedächtnis behalten.
(Joseph Pulitzer)

Was gehört in eine Pressemitteilung? 
  • Kurze, knappe Überschrift: Kern der Nachricht 
  • Untertitel: Appetizer auf den folgenden Text
  • Erster Absatz: die wichtigsten Fakten bzw. zentrale Aussage der Pressemitteilung:
    Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum?
  • Abbinder am Ende der Pressemitteilung: Kurze Beschreibung des Unternehmens bzw. der Institution
  • Kontakt: Ansprechpartner für den Journalisten (Name, Funktion, Adresse, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse)

Struktureller Aufbau einer Pressemitteilung
[Quelle: Basiswissen Public Relations : professionelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit / Deg, Robert. - Wiesbaden : VS, Verl. für Sozialwiss., 2009, 4., überarb. Aufl. (S. 76)]

Hinweise zur formalen Gestaltung (Checkliste der Fachstelle Freiburg)
http://www.fr.fachstelle.bib-bw.de/filez/Textdokumente_1/Oeffentlichkeitsarbeit_Kontakt_mit_der_Presse.doc

Was ist beim Schreiben einer Pressemitteilung zu beachten?

In einer Pressemitteilung sollte immer nur ein Thema behandelt werden. Schreiben Sie einfach und in kurzen Sätzen, vermeiden Sie Metaphern und überflüssige Phrasen! Fachausdrücke haben in einer Pressemitteilung nichts zu suchen, falls die Verwendung von Fachausdrücken unvermeidbar ist, sollten sie unbedingt erläutert werden. Die Pressemitteilung ist kein Brief! Deshalb: keine direkte Ansprache des Lesers! Meiden Sie Hauptwörter auf -heit, -keit, -ung und sperrige Passiv-Konstruktionen. Verwenden Sie stattdessen Verben. Auch Füllwörter wie "überhaupt" und "eigentlich" sind überflüssig. Insgesamt gilt: Sachverhalte sollten anschaulich und vorstellbar präsentiert werden. Dabei ist es wichtig, faktenorientiert und sachlich zu schreiben. Fakten und Zahlen müssen aktuell, korrekt und vollständig sein! Zahlen bis zwölf werden ausgeschrieben! Bei Veranstaltungsdaten sollte der Wochentag genannt werden und der Monat ausgeschrieben sein. Uhrzeiten werden generell mit Punkt geschrieben (15.30 Uhr oder 16 Uhr). Zitate (von Prominenten) lockern den Text auf und wecken Interesse beim Leser. Denken Sie daran, den Vor- und Zunamen sowie eventuell die Funktion und den Titel zu nennen.

Bildmaterial als Ergänzung zur Pressemitteilung
  • Ggf. Fotos, Grafiken (z.B. aufbereitetes Zahlenmaterial) usw.
  • Fotos in elektronischer Form, jpg-Format, mindestens 300 dpi
  • mehrere Fotos (Hoch- und Querformat) anbieten
  • nicht zu viele Details, eher Menschen als Räume
  • Bildunterschrift: wer, wo, was, Name des Fotografen
  • Hinweis: Abdruck honorarfrei gestattet
  • Rechte am Bild - die Fotografierten müssen ihr Einverständnis zum Abdruck geben (Ausnahme:
  • Personen des öffentlichen Lebens)
  • Kurztext (als Nachricht) zum Foto, eventuell wird nur das Foto mit dem Kurztext abgedruckt

Quellen:
Öffentlichkeitsarbeit: Presse (Arbeitshilfe des Borromäusvereins)
http://www.borromaeusverein.de/images/uploads/buechereiarbeit/arbeitsmaterialien/061129_oeffentlichkeitsarbeit_presse.pdf

Basiswissen Public Relations : professionelle Presse- und Öffentlichkeitsarbeit / Deg, Robert. - Wiesbaden : VS, Verl. für Sozialwiss., 2009, 4., überarb. Aufl.

Beispiele für gelungene Pressemitteilungen

Bücherhallen Hamburg
http://www.buecherhallen.de/aw/home/ueber_uns/~nn/Presse/

Muster einer Pressemitteilung von Deutschland liest. Treffpunkt Bibliothek
http://www.treffpunkt-bibliothek.de/fuer_bibliotheken/materialien/pressearbeit/

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Pressekonferenz und Pressemappe

Eine Pressekonferenz bietet nicht nur den Vorteil, ein Thema umfangreicher darzustellen. Zudem führt der Besuch von Journalisten zu persönlichen Kontakten, die für weitere PR-Maßnahmen relevant sein können. Wichtiger Grundsatz ist: Jede Pressekonferenz benötigt einen konkreten, aktuellen und relevanten Anlass. Auf eine sorgfältige Planung und Vorbereitung der Pressekonferenz kommt es an.

Pressekonferenzen: Checkliste
http://www.lfs.bsb-muenchen.de/fileadmin/redaktion/management/Materialien/Oeffentlichkeitsarbeit/Pressekonferenz_Download_2009_tg.pdf

Pressekonferenz vorbereiten und durchführen
http://www.impulse.de/unternehmen/:PR-Kurs-Kapitel-3--Pressekonferenz-vorbereiten-und-durchfuehren/267911.html

PR-Workshop: 15 Tipps für eine gelungene Pressekonferenz
http://www.pr-professional.de/content.php?siteid=386&contentid=1045

Checkliste für Pressekonferenzen
(Quelle: Public Relations: effiziente Öffentlichkeits- und Pressearbeit / Karl Fröhlich ; Daniela Heggmaier. - 2. Aufl. - Berlin : Cornelsen, 2008)

Die Pressemappe

Die Pressemappe sollte alle Informationen enthalten, die Gegenstand der Pressekonferenz sind. Diese Pressemappe wird vor Beginn der Pressekonferenz an die Journalisten verteilt.

In die Pressemappe gehören folgende Informationen:

  • Teilnehmerliste
  • Programmablauf
  • Presseinformation zum Thema
  • zusätzliche Informationen (Zahlen, Diagramme etc.)
  • Überblick über die Referenten mit Name, Funktion und Kurz-Vita sowie Kopien ihrer Vorträge
  • Pressefotos (z.B. auch auf CD-Rom in hoher Auflösung)
  • Selbstdarstellung der Einrichtung (enthält die wichtigsten Daten und Informationen in Stichworten)
  • weitere Materialien (z.B. Aufkleber)
  • Schreibblock und Kugelschreiber als Service für die Journalisten

Weitere Informationen:
Was in die Medieninformation gehört - und was nicht.
http://www.impulse.de/unternehmen/:PR-Kurs-Kapitel-3--Die-Pressemappe/267906.html

Die Pressemappe - umfassende Informationen für Medienvertreter
http://www.pr-agentur-blog.de/archives/214-Die-Pressemappe-umfassende-Informationen-fuer-Medienvertreter.html

Beispiele

Stadtbibliothek Graz: Bibliothek digital
http://www.grazervp.at/upload/file/Bibliothek_Digital.pdf

Goethezeitportal
http://www.goethezeitportal.de/fileadmin/PDF/projekt/presse/pressemappe.pdf

Bilder und Bildrechte

Die Pressemappe sollte Portraits aller Personen enthalten, die die Bibliothek in der Öffentlichkeit repräsentieren bzw. Bilder, die Betriebsabläufe authentisch darstellen oder beispielsweise Außenaufnahmen der Bibliothek. Die Bilder sollten Angaben zum Anlass, Ort und Zeit, Namen abgebildeter Personen und Fotografen sowie Copyright enthalten. Am besten, diese Informationen werden in den so genannten IPTC-Header geschrieben, der als Bestandteil der Bilddatei abgespeichert wird und jederzeit abrufbar ist. Das ist mit geeigneter Software möglich, z.B. mit Adobe Photoshop oder Irfanview. Digitale Pressebilder sollten als JPEC- oder TIFF-Datei und in Hoch- und Querformat vorliegen sowie für den Druck geeignet sein, d.h. in einer Auflösung von 300 dpi vorliegen (mind. 3-4 Megapixel).

Quelle und Beispiele:
Visuelle PR - mit Pressebildern in die Medien
http://www.pr-professional.de/content.php?siteid=386&contentid=152

Bilder im Pressebericht der Stabi Hamburg
http://www.sub.uni-hamburg.de/bibliotheken/presse-ausstellungen-veranstaltungen/presse-bereich.html 

HTW Berlin
http://www.htw-berlin.de/Aktuelles/Pressefotos.html

Bildrechte

Wichtig ist es, die Nutzungsrechte an den Bildern zu besitzen, die in Umlauf gebracht werden, und dass die Persönlichkeitsrechte abgebildeter Personen nicht verletzt werden.

Mit einem Bild sind möglicherweise gleich eine ganze Reihe von Rechten verknüpft: Urheberrecht des Fotografen, aber auch für ggf. selbst urheberrechtlich geschütze Dinge, die auf dem Foto zu sehen sind (z.B. Architektur, Kunst), Nutzungsrechte (auch Verwertungsrechte) für die, die das Bild in irgendeiner Weise verwerten, Persönlichkeitsrecht für direkt oder indirekt dargestellte Personen, Eigentumsrecht für die aktuellen Eigentümer einer Reproduktion, aber ggf. auch für das dargestellte Eigentum, Hausrecht für die Räumlichkeiten, in denen ein Werk ausgestellt wird, oder für die Erlaubnis zur Anfertigung von Innenaufnahmen.

Quelle und nähere Informationen:
http://www.fotocommunity.de/info/Bildrechte

Urheberrecht

Der Urheber ist der Schöpfer des Werkes, er hat das Recht zu bestimmen, ob und wie sein Werk zu veröffentlichen ist. Er hat das Recht auf Anerkennung seiner Urheberschaft am Werk und kann bestimmen, ob das Werk mit einer Urheberbezeichnung zu versehen und welche Bezeichnung zu verwenden ist (§ 13 UrhG). Deshalb muss der Name des Urhebers (Fotograf) stets kenntlich gemacht werden!

Nähere Informationen:
http://bundesrecht.juris.de/urhg/BJNR012730965.html#BJNR012730965BJNG000401377

http://bundesrecht.juris.de/urhg/BJNR012730965.html#BJNR012730965BJNG000701377

Nutzungsrecht

Gewährt der Fotograf (Urheber) ein Nutzungsrecht an einem seiner Bilder, kann ein Bild des Fotografen nach diesem Recht verwendet werden, z.B. auf die Website stellen, für Pressemitteilungen etc. nutzen. In dem Nutzungsrecht ist festgelegt und abgegrenzt, was man mit dem Werk machen darf.

Nähere Informationen:
http://bundesrecht.juris.de/urhg/BJNR012730965.html#BJNR012730965BJNG001201377

http://bundesrecht.juris.de/urhg/BJNR012730965.html#BJNR012730965BJNG000801377

Persönlichkeitsrecht/Das Recht am eigenen Bilde

Das Recht am eigenen Bild oder Bildnisrecht ist eine besondere Ausprägung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts. Es besagt, dass jeder Mensch grundsätzlich selbst darüber bestimmen darf, ob überhaupt und in welchem Zusammenhang Bilder von ihm veröffentlicht werden (Wikipedia). Ausnahmen: Ohne die nach § 22 (Recht am eigenen Bilde) erforderliche Einwilligung dürfen verbreitet und zur Schau gestellt werden:
Bilder, auf denen die Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen, Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben...(§ 22 UrhG).

Nähere Informationen:
http://bundesrecht.juris.de/kunsturhg/__22.html

http://bundesrecht.juris.de/kunsturhg/__23.html

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Interviews und Hintergrundgespräche

Interviews

Interviews für Presse, Hörfunk oder Fernsehen: die Chance, die Bibliothek zu präsentieren und die eigene Haltung einer breiteren Öffentlichkeit verständlich darzulegen. Interviews bedeuten auch eine Herausforderung für den Interviewten auf alles vorbereitet und auch für kritische Fragen gewappnet zu sein.

Es kann hilfreich sein, ein Interview im Vorfeld zu simulieren. Das baut Nervosität ab und weist auf Lücken in der Vorbereitung hin!

Nähere Informationen:
http://www.bpb.de/popup/popup_grafstat.html?url_guid=VEEA3H

Tipps zum Umgang mit Medien - Interview, Presse
http://www.fz-juelich.de/inm/inm-8/DE/Leistungen/Dienstleistungen/Medientraining/medientraining_node.html

Presseinterviews gekonnt vorbereiten und führen
http://www.verbaende.com/verbaendereport/fachartikel/index.php/Wir-danken-Ihnen-fr-das-Gesprch-?id=175

Hintergrundgespräche

Hintergrundgespräche dienen dazu, den Journalisten im lockeren Gespräch über Hintergründe zu einem bestimmten Thema umfassend zu informieren. Die Inhalte des Gesprächs sind (zunächst) nicht für die Öffentlichkeit bestimmt. In Hintergrundgesprächen haben beide Seiten Gelegenheit zum Informationsaustausch und zum besseren Verständnis von Zusammenhängen.

Hintergrundgespräch als Alternative zur Pressekonferenz
http://www.vnr.de/b2b/kommunikation/pressearbeit/das-hintergrundgespraech.html

Das Hintergrundgespräch
http://www.impulse.de/unternehmen/:PR-Kurs-Kapitel-3--Das-Hintergrundgespraech/267909.html

Wegbeschreibung für die kommunale Praxis: Pressearbeit/Hintergrundgespräch
http://www.fes-kommunales.de/_data/KP_Hintergrundgespr_ch.pdf

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Pressereise

Eine Möglichkeit der aktiven Kommunikation stellt die Pressereise dar, die inhaltlich und organisatorisch sehr gut vorbereitet sein will.

Die Kraft des Visuellen

Ein Bild sagt oft mehr als tausend Worte - aber ein persönlicher Eindruck vor Ort (Situationen und Stimmungen erfassen) ist noch wertvoller und wirkt nachhaltiger, weil die Bilder und das Erlebte im Gedächtnis gespeichert sind.

In Zeiten immer knapper werdender Redaktionsbudgets sind Pressereisen einerseits beliebt, um den journalistischen Horizont zu erweitern oder kostengünstig und kompakt zu recherchieren. Es gibt aber auch Redaktionen die Teilnahme an Pressereisen grundsätzlich ablehnen, weil sie sich einem Interessenkonflikt ausgesetzt und ihre journalistische Unabhängigkeit korrumpiert sehen.

Aufmerksamkeit ist ein knappes Gut

Medienvertreter fürchten die "Blickverengung": Selbst wenn sie kritisch über eine Reise zu einer Bibliothek oder zu einem Projekt berichten, so haben sie doch eben diese Bibliothek oder dieses Projekt ins Licht der Aufmerksamkeit gerückt. Wenn dies wiederholt geschieht, wird es in den Augen der Journalisten PR-dominierte Aufmerksamkeitssteuerung - also "Blickverengung". Deshalb gilt für die Gastgeber einer Reise: Nicht wundern, wenn Teilnehmer einer ersten Reise ein zweites Mal ablehnen oder weitere Berichterstattung unterbleibt.

Informationsangebot ist zulässig

Eine Pressereise ist eine unverbindliche Informationsreise. Klar muss sein: Man kauft als Veranstalter und Anbieter keine Berichterstattung durch die kostenlos ermöglichte Reisegelegenheit; das wäre ethisch verwerflich. Pressereisen sind auch nicht gleichzusetzen mit kostenlosem Urlaub für Redakteure - es sind Arbeitsreisen: Arbeitsreisen, die eine Vorbereitung und Nachbereitung nötig machen, die einen 12 - 16 Stunden Tag mit sich bringen, weil die Veranstalter sie oft völlig überfrachten und alles reinpacken, was sie immer schon mal zeigen wollten.

Wahrung der journalistischen Unabhängigkeit

Veranstalter dürfen nicht enttäuscht sein, wenn kein Artikel aus der Reise resultiert: Es gibt keine Pflicht zu berichten!

Es können auch keine Erwartungen gestellt werden an die Inhalte und Formen der Berichterstattung. Der Journalist prüft professionell, ob an den vorgegebene Themen etwas dran ist, ob die Gesprächspartner etwas zu sagen haben, ob die Veröffentlichung im Interesse seines Publikums ist.

Themensetting

Erfolgreiches Themensetting bedeutet, die eigene Perspektive mit den Ansprüchen und Interessen der Öffentlichkeit abzugleichen. Gleichzeitig aber gilt es zu überlegen, welche Themen unterstützen meine Ziele und was kann ich glaubwürdig und medienwirksam besetzen.

Was will ich zeigen? Was habe ich zu bieten? Mit welchen Botschaften möchte ich an die Öffentlichkeit gehen?

Die Themen müssen sorgfältig überlegt, aufeinander abgestimmt, möglichst abwechslungsreich an jeder Station der Reise sein.

Journalisten stehen unter permanentem Zeitdruck. Sie nehmen Termine nur wahr, wenn Ihnen zum Thema auch noch ein "Mehrwert" geboten wird, z. B. verschiedene Sichtweisen, (exklusive) Interviewmöglichkeit, anschauliche Projektarbeit, gute "Geschichten", starke Fotomotive, womöglich sogar Prominenz.

Die Konkurrenz um den begrenzten Platz in den Medien wächst kontinuierlich: Nur ein Prozent aller Informationen gelangt in die Medien.

Die Hauptaufgabe von Journalisten ist heutzutage zunehmend nur noch das Kontrollieren und Redigieren von Informationen, die in die Redaktionen angeliefert werden; für eigene Recherchen oder Ortstermine bleibt wenig Zeit. Die Flut der Meldungen und Themen wird selektiert: Als Selektionskriterien dienen ihnen die sog. "Nachrichtenfaktoren", die man kennen sollte, wenn man im Rahmen der Programmgestaltung Themen identifizieren und präsentieren möchte: Informationen, die man anbietet, sollten möglichst viele der folgenden "Nachrichtenfaktoren" erfüllen, nur dann haben sie eine Chance darauf, Interesse zu wecken:

  • einen aktuellen Aufhänger haben
  • neue Ereignisse und Entwicklungen betreffen
  • einen großen Nutzwert bieten
  • für möglichst sehr viele Menschen bedeutsam sein; die Leser direkt betreffen oder in ihr räumlicher Nähe passieren
  • kurios und/oder unterhaltsam sein
  • seriös sein
  • Gefühle schildern
  • zu dem angesprochenen Medium passen

Es ist anzuraten, die Berichterstattung der Medien, die man einladen möchte, zu verfolgen: Welche Themen stehen grade auf der Agenda der Medien? Hieran lässt sich ggf. anknüpfen.

Wahl der Orte und Projekte

Welche Orte sind repräsentativ - oder haben z.B. das Zeug zum "Leuchtturmprojekt" (best practice)? Ggf. können an einem Ort mehrere - auch vielfältige Themen gezeigt, angesprochen und gebündelt werden, indem man die Spezialisten als Diskutanten und Präsentatoren zusammenholt. Dennoch sollte man den Programmablauf nicht überfrachten. Weniger ist oft mehr.

Wahl der Gesprächspartner

Eine Begrüßung durch die höchste Hierachiestufe vor Ort ist angebracht.

Nicht zwangsläufig muss der Leiter auf Grund seiner Stellung auch Interviewpartner sein – die Pluralität machte es – und auch der einfache Mitarbeiter bringt interessante Einblicke.
Es gilt, "Köpfe" zu finden, die die Botschaften, die man rüberbringen möchte, auf den Punkt bringen - auch außerhalb vom Hierarchiendenken.

Frei nach dem Motto "reden und reden lassen" sind nicht nur "Interne" (Leiter oder Mitarbeiter von Bibliotheken), sondern auch Kunden/Nutzer als Gesprächspartner gefragt: den Leitern wird selbstverständlich ein Interesse in eigener Sache unterstellt - die (positiven) Aussagen von Nutzern sind oft wertvoller.

Das Programm

Das Programm sollte Abwechslung in den Formaten bringen: Mal ein Vortrag, eine Präsentation - dann eine Diskussion an der nächsten Etappe oder ein Besichtigung mit Fotomotiv.

Reist man innerhalb einer Region - sind die Wege zischen den Projekten kürzer - und man kann mehrer von Einzelnen zeigen. Im Durchschnitt reichen drei Tage für die gesamte Reise aus. Den Transfer von einem Projekt/Ort zum nächsten kann man z.B. sinnvoll füllen, indem Entscheider/Ansprechpartner mitreisen und sich für Gespräche zur Verfügung stellen. Dennoch: auch mal Pausen einplanen.

Zielgruppenbestimmung. Für welche Medien ist meine Botschaft interessant?

Die Medienlandschaft in Deutschland ist vielfältig: grundsätzlich können neben Printmedien, auch HF-Medien eingeladen werden (O-Töne einholen). Festangesellte Redakteure haben oft zu wenig oder keine Zeit - freie Journalisten klären in der Regel vorab bei ihren Auftraggebern ab, ob das Thema interessant/relevant ist, sprich - ob sie einen Beitrag unterbringen können. Online-Redakteure können viele Arten von Beiträgen generieren. TV-Teams melden sich in der Regel lieber exklusiv an und nehmen nicht an Gruppenreisen teil.

Basis ist ein regelmäßig und gut gepflegter Presseverteiler, damit die Einladung nicht auf dem falschen Schreibtisch landet. Vor dem Versand oder dem Aussprechen der Einladung sollte unbedingt der zuständige Redakteur/die zuständige Redakteurin ermittelt werden. Oder es muss zumindest sichergestellt sein, dass die Information den Entscheider erreicht. Telefonisch Nachfassen ist erlaubt.

Wer in Dialog mit den Medien steht, sollte die Redaktionsschwerpunkte und die Arbeitsbedingungen der Journalisten kennen: für wen ist welches Thema relevant? (Wissenschaft, Kultur, Bildung, Architektur, Regionales).

Das Interesse an regionaler Berichterstattung ist groß - also sollt man neben der  überregionalen Presse auch die regionalen Medien einbeziehen und laden.

Terminplanung

Es empfiehlt sich eine Terminumfeldrecherche vor Festlegung der Reisetage: Kulturredaktionen haben zum Beispiel im Vorfeld oder während der Buchmessen keine Zeit für Pressereisen. Grundsätzlich sollte man frühzeitig mit den Einladungen/Anfragen beginnen (ca. 4 Wochen vor Reisebeginn).

Organisation

Die Kosten der An- und Abreise übernimmt in der Regel der Veranstalter (mit dem günstigsten Verkehrsmittel zum Startpunkt bzw. Heimfahrt ab Endpunkt. Man kümmert sich um Transfers und auch um die Übernachtungen. Bei den gemeinsamen Mittag- oder Abendessen können Diskussionen fortgeführt werden,, womöglich noch weitere Projektpartner/Diskutanten hinzugezogen werden.

Handout als Visitenkarte der gezeigten Orte/Projekte

Ein Handout kann im Prinzip analog einer Pressemappe gestaltet sein und sollte alle wichtigen Informationen zu den Orten bzw. Projekten enthalten: eine Inhaltsangabe empfiehlt sich, wenn sehr viele Paper folgen; ein kurzer Vorstellungstext zu den einzelnen Orten/Factsheets zu Projekten mit ihren Trägern, Zielsetzungen, Handlungsfeldern, Ergebnissen; Zitate von Trägern und Mentoren; Broschüren; ggf. auch Fotos.

Give aways sind tabu

Hier gilt die Regel: Keine Zuwendungen, mit denen implizit Loyalität oder Wohlwollen geschaffen werden sollen - was die kritische Berichterstattung erschwert oder unterbindet.

Evaluation

Durch die Dokumentation von Artikeln und ggf. Hörfunk-Beiträgen und deren Auswertung bekommt man einen Eindruck, wie man in den Medien dargestellt wird.

(Text: Brigitta Wühr, dbv)

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Pressespiegel

Pressespiegel können entweder intern in der Bibliothek oder extern durch eine beauftragte PR-Agentur oder eine spezialisierte Medienbeobachtungsagentur erstellt werden. Alle Veröffentlichungen in Presse und Medien über die Bibliothek werden gesammelt und in einer Dokumentation zusammengestellt. Ein Pressespiegel dient der Darstellung der Leistungsfähigkeit einer Einrichtung beim Unterhaltsträger. Er signalisiert Sponsoren und Geldgebern: Diese Einrichtung wird in der Öffentlichkeit wahrgenommen, sie ist "der Rede wert". Der Pressespiegel dient auch oft als Nachweisinstrument der vereinbarten und erbrachten Leistung z.B. bei Sponsoringaktionen.

Nach Abschluss von größeren Veranstaltungsprojekten sollte der Pressespiegel an wichtige Multiplikatoren verschickt werden.

Nähere Informationen:
http://www.lfs.bsb-muenchen.de/fileadmin/redaktion/management/Materialien/Oeffentlichkeitsarbeit/Pressearbeit_Download_2009.pdf

Einen Pressespiegel erstellen
http://www.vnr.de/b2b/Marketing/so-erstellen-sie-rechtssicher-einen-pressespiegel.html

Beispiel für einen Pressespiegel
http://www.philosophie.uni-mainz.de/metzinger/Pressespiegel.pdf

Medienbeobachtungsdienste zur Presseevaluation

Kostenlose Recherche nach veröffentlichten Zeitungsartikeln
http://www.paperball.de/

Ist eine Medienbeobachtung in größeren Umfang geplant, lohnt sich die Zusammenarbeit mit   kostenpflichtigen Presseausschnittdiensten, die bei einem entsprechenden Auftrag in allen relevanten Zeitungen die Presseveröffentlichungen nach vorher vereinbarten Themen durchsuchen.

PMG Presse-Monitor
http://www.pressemonitor.de/

Landau Media
http://www.landaumedia.de/

pressrelations
http://www.pressrelations.de/

Rechtliche Aspekte bei der Herausgabe eines Pressespiegels

Informationen der VG-Wort
http://www.vgwort.de/index.php?id=151

 

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Redaktion und Kontakt

Redaktion Bibportal
 

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